Een congres organiseren op een externe locatie kan zorgen voor enorm veel stress, zorgen en geregel. Daarom vind ik het altijd wel handig om een beetje in de goede richting geduwd te worden. In deze blog geef ik jou drie tips voor het organiseren van een top congres op een externe locatie. Misschien heb je al weleens gehoord van een aantal tips, maar toch wil ik deze tips nog een keer noemen. Het is namelijk vaak ook een goed idee om nogmaals op de bekende weg gewezen te worden. Dit zorgt er vaak voor dat het weer top of mind is en dat zorgt er weer voor dat je er meer rekening mee houdt.
Ga niet voor alleen een mooie locatie
Een mooie locatie is ook niet alles. Ik bedoel niet te zeggen dat de locatie helemaal niet mooi, inspirerend of indrukwekkend mag zijn. Dit moet alleen niet de focus zijn wanneer je op zoek gaat naar een mooie congreslocatie. Het is namelijk veel belangrijker dat de locatie ervaring heeft in het organiseren van een congres voor jouw branche en daarnaast dat de locatie past bij jouw wensen. Stel jezelf hiervoor de volgende vragen: is de locatie goed bereikbaar? Sluit de locatie qua sfeer aan bij het congres dat je wilt neerzetten? En natuurlijk zijn de toiletten schoon?
Denk ook aan beeld en geluid
Je kunt een congres zo gek maken als je zelf wilt. Voor een “over-the-top” congres is vaak meer beeld en geluid nodig dan voor een klein congres. Breng in kaart of de gekozen congreslocatie voor alle beeld en geluid kan zorgen en of de mogelijkheid bestaat om je eigen apparatuur mee te nemen. Goede afspraken zorgen vaak voor een goed congres.
Denk aan AL je gasten
Ik zie het maar wat vaak voorbij komen, een congres waarbij onbewust maar aan een deel van de gasten is gedacht. Er is dan bijvoorbeeld geen rekening gehouden met de catering voor mensen die gelovig zijn of een bepaalt dieet hebben of sommige van de gasten moeten extreem ver reizen. Dat is natuurlijk zonde en logischerwijs heeft dit een negatief effect op het congres dat je wilt gaan organiseren. Denk hier dus aan.
Succes!
Ik wens je enorm veel succes bij het organiseren van een congres op een externe locatie en hoop dat ik je met behulp van deze tips wat meer inzicht heb gegeven.
