Een paar cent besparen op een kop koffie lijkt misschien een slimme keuze. Zeker wanneer er dagelijks tientallen koppen doorheen gaan. Maar wie alleen naar de prijs van de koffiebonen of de maandelijkse huur van een machine kijkt, mist een belangrijk deel van het verhaal. Wat kost koffie op kantoor nu eigenlijk?
De prijs per kopje vertelt niet alles
Bij het vergelijken van koffievoorzieningen kijken bedrijven vaak eerst naar de aanschafprijs van een koffiemachine en de kosten van koffiebonen. Toch zit een belangrijk deel van de kosten ergens anders. Denk aan onderhoud, reiniging, storingen, bezorgkosten en de tijd die medewerkers kwijt zijn aan bijvullen of schoonmaken.
Een goedkope machine die regelmatig problemen geeft, kan uiteindelijk duurder uitpakken dan een betrouwbaarder alternatief.
Hoeveel koffie wordt er eigenlijk gedronken?
De juiste koffievoorziening begint niet bij de machine, maar bij de mensen die hem gebruiken. Een kantoor met tien medewerkers die vrijwel iedere dag aanwezig zijn, heeft andere behoeften dan een organisatie met vijftig werknemers die afwisselend thuiswerken.
Het is verstandiger om te kijken naar het werkelijke gebruik. Hoeveel mensen zijn er gemiddeld aanwezig? Hoeveel koppen drinken ze? Zijn er momenten waarop iedereen tegelijkertijd koffie wil? Ook de voorkeur voor zwarte koffie of melkdranken speelt mee.
Wie deze vragen vooraf beantwoordt, kan veel gerichter een koffiemachine voor kantoor kiezen.
Een storing kost meer dan een reparatie
Een koffiemachine die het begeeft, veroorzaakt zelden een bedrijfscrisis. Maar iemand moet de storing oplossen, een leverancier bellen en medewerkers zoeken ondertussen een alternatief. Het zijn kleine onderbrekingen die niet altijd in een kostenberekening terechtkomen.
Vraag daarom hoe onderhoud wordt geregeld, hoe snel storingen verholpen kunnen worden en wat onder de afgesproken service valt.
Ook verse koffiebonen maken het verschil
Een dure koffiemachine is geen garantie voor lekkere koffie. De bonen bepalen voor een groot deel wat in het kopje terechtkomt. Dat betekent niet dat een kantoor automatisch de duurste specialty coffee nodig heeft. Een passende blend, versheid en goede afstelling kunnen veel verschil maken.
Wie veel te groot inkoopt, loopt bovendien het risico dat bonen langer blijven liggen dan wenselijk. Regelmatige leveringen kunnen dan praktischer zijn.
Kopen, leasen of een koffieabonnement?
Niet ieder bedrijf hoeft zelf een koffiemachine aan te schaffen. Kopen betekent doorgaans een hogere investering vooraf, maar geeft ook vrijheid. Leasen verdeelt de kosten over een langere periode. Bij een koffieabonnement kunnen, afhankelijk van de leverancier, ook leveringen en aanvullende dienstverlening worden geregeld.
Welke oplossing voordeliger is, hangt af van het gebruik, de contractduur en wat bij de prijs is inbegrepen. Vergelijk daarom niet alleen het maandbedrag, maar ook de totale kosten gedurende de afgesproken periode. Een zakelijk koffieabonnement kan interessant zijn wanneer een bedrijf de koffievoorziening overzichtelijk wil organiseren.
Goede koffie hoeft niet ingewikkeld te zijn
Uiteindelijk willen medewerkers een lekker kopje kunnen pakken, zonder gedoe. De beste oplossing is daarom niet noodzakelijk de goedkoopste machine of de meest uitgebreide installatie. Het is de combinatie van goede koffie, passende apparatuur, betrouwbare service en kosten die vooraf duidelijk zijn.
