Automatisering kost geld. Maar het levert ook veel geld op. Het kan voor veel bedrijven interessant zijn om eens te kijken welke besparingen het papierloos werken en het investeren in automatisering op kan leveren. Dat hoeft niet eens met hele uitgebreide systemen, relatief eenvoudige systemen kunnen al een hoop geld, tijd en energie besparen.
De voordelen van papierloos werken
Papierloos werken is een goede manier om geld, tijd en energie te besparen. Bij papierloos werken denken we aan zoveel mogelijk digitaal werken. Documenten worden online opgeslagen, het liefst op een veilige manier in de cloud.
Een Amerikaanse studie toonde aan dat organisaties maar liefst 20 dollar per document betalen voor opslag van een document en 120 dollar per document voor het zoeken naar een verloren document. En als het document dan echt weg is, moet deze voor 220 dollar opnieuw opgesteld worden. Dat zijn eindeloze kosten die voorkomen hadden kunnen worden door het document simpelweg digitaal in de cloud op te slaan.
Natuurlijk zijn we allemaal mensen en maken mensen fouten. Echter, een enkele fout kan grote gevolgen hebben voor een organisatie. Daarom willen ondernemers de kans op fouten zo klein mogelijk houden. Door administratieve processen zoveel mogelijk te automatiseren, verklein je de kans op menselijke fouten. Fouten kosten bovendien tijd en tijd kost geld. Zo komen we weer terug bij de besparing.
Ook niet onbelangrijk is de veiligheid van documenten. Werken met papier is niet veilig. In het ergste geval gaan de documenten verloren door brand- of waterschade. Hoe krijg je deze papieren dan weer terug? En hoe weet je wie welke papieren heeft gezien? Als je digitaal werkt, kun je wachtwoorden op documenten zetten en bijhouden wie de documenten heeft ingezien en heeft bijgewerkt. Bovendien kun je eenvoudig een back-up terugplaatsen.
Hoe begin je aan papierloos werken?
Je begint met papierloos werken door eerst te inventariseren welke processen gedigitaliseerd kunnen worden. Bij welke documenten zijn er mogelijkheden om het online op te slaan, in plaats van fysiek op te bergen? En op welke plek? Soms is het handiger om al bij de wortel te beginnen: het ontstaan van een document. Zou het document bijvoorbeeld vervaardigd kunnen worden middels een digitaal formulier?
Zou het document op zichzelf een digitaal formulier kunnen zijn, die gebruikers en klanten kunnen invullen en waarvan de resultaten op een veilige manier bewaard worden? Beide functies zitten in diensten als bijvoorbeeld Incontrol.
In diezelfde dienst zitten ook opties om elektronisch te ondertekenen. Je hoeft zo dus nooit meer een contract te printen, te ondertekenen, te scannen, op te slaan of te kopiëren. Klanten zetten snel een digitale handtekening middels de telefoon, tablet of computer. Op deze manier bespaar je tijd en geld en werk je op een duurzame manier, met oog voor het milieu.
Dat is niet het enige: ook notities kun je beter digitaliseren. Denk maar aan de notities die tijdens een vergadering worden gemaakt. Het is vaak handig om nog even terug te kunnen kijken naar oude notities. Er zijn allerhande tools (te denken aan Evernote en OneNote) om het opslaan en versturen van notities eenvoudig te maken.
