Het creëren van een papierloos kantoor is gemakkelijker dan ooit met moderne technologische vooruitgang. Een geleidelijke overgang van papieren naar digitale archiveringssystemen kan jouw medewerkers helpen zich aan te passen. Dit artikel is bedoeld voor ondernemers en managers die het fysieke papierwerk willen verminderen dat hun bedrijf gebruikt, beheert en opslaat. Overstappen naar een papierloos kantoor is eenvoudig met deze tips.
Het creëren van een papierloos kantoor is een zeer haalbaar doel geworden dankzij de overvloed aan mobiele applicaties, online software en digitale opslagplatforms. Hoewel het tijd en middelen kost om dit over te zetten, wegen de voordelen van papierloos werken ruimschoots op tegen de nadelen.
Het verminderen van papieren documenten vereist echter een goede planning. Begin met het definiëren van wat ‘papierloos’ betekent voor jouw bedrijf en begin met het creëren van realistische, haalbare doelen. De juiste doelen vergroten je kansen op een succesvolle transitie. Je kunt deze doelen stellen door de papierprocessen die je nog gebruikt en de grote papiergebruikers in jouw bedrijf te identificeren.
Wat wordt beschouwd als een papierloos kantoor?
Zoals de naam al doet vermoeden, is een papierloos kantoor een werkplek die het gebruik van fysiek papier minimaliseert ten gunste van digitale documenten. In plaats van stapels papieren documenten op te slaan in archiefkasten, kunnen bedrijven die documenten digitaliseren en opslaan op computers en in de cloud. In de afgelopen jaren is papierloos werken eenvoudiger dan ooit geworden en de voordelen van het niet meer gebruiken van papier blijven groeien.
Wat zijn de voordelen van een papierloos kantoor?
Een bedrijf kan verschillende belangrijke voordelen behalen door over te stappen naar een papierloos kantoor. Het eerste en meest directe voordeel dat je zult ondervinden wanneer je papierloos gaat werken, is hoeveel tijd jouw bedrijf bespaart. Op papieren werkplekken besteden teams veel tijd aan het organiseren, archiveren en zoeken naar documenten, en er is veel ruimte voor menselijke fouten.
Als je alleen digitale documenten gebruikt, kun je met één druk op de knop documenten maken, delen, ordenen en zoeken. De tijd die jouw medewerkers besparen met een papierloos kantoor, stelt hen in staat zich te concentreren op andere taken, in plaats van door archiefkasten te graven naar documenten die er misschien niet zijn.
Het bespaart ruimte
Papieropslag laat een grote voetafdruk achter. Archiefkasten, printers, papiervernietigers en boekenplanken nemen allemaal veel ruimte in beslag en jouw medewerkers moeten voortdurend bepalen welke papieren ze moeten bewaren en welke ze kunnen weggooien.
Als jouw bedrijf de digitale bestanden op een on-premises server beheert, moet je nog steeds wat ruimte vrijmaken voor de kantoordocumenten. Een server kan echter zo groot of klein zijn als je nodig hebt en een hele kamer of een ruimte ter grootte van een computertoren in beslag nemen. Hoe dan ook, een digitaal bestandssysteem neemt doorgaans minder ruimte in beslag dan een papieren archief.
Je produceert minder afval
Tenslotte produceert een papierloos kantoor veel minder afval dan papier gebonden werkplekken. Papier eist zijn tol op het milieu door bij te dragen aan de productie van broeikasgassen en ontbossing, en inkten en toners worden vaak gemaakt van niet-hernieuwbare bronnen. Hoewel digitale archiveringssystemen niet perfect CO2-neutraal zijn, hebben papierloze kantoren een veel kleinere ecologische voetafdruk. Een papierloos kantoor is niet alleen milieuvriendelijk, maar ook efficiënter, waardoor de kosten worden verlaagd en workflows worden gestroomlijnd!
