Open kantoren mogen dan populair zijn, er is tijd en aandacht voor nodig om een dergelijke opstelling goed te kunnen functioneren. De belangrijkste aspecten van een goede open kantoorruimte zijn communicatie, respect en continue check-ins.
Werknemers moeten sterke geuren vermijden, de ruimte schoon houden en proberen het geluid tot een minimum te beperken. Waar moet je nog meer aan denken en rekening mee houden als je voor een open kantoor kiest?
Open kantoren zijn niet voor iedereen weggelegd, dus zorg ervoor dat je een goed idee hebt van hoe het in jouw ruimte zou kunnen werken als je de overstap overweegt. Open kantoren zijn het alomtegenwoordige kenmerk van moderne bedrijven geworden. Begonnen als het antwoord op de inspiratieloze gescheiden kantoren die in de jaren ’80 en ’90 populair werden, beloofde het open kantoor samenwerking, gelijkheid, productiviteit en een uitstraling als het toffe kantoor.
Studies hebben echter aangetoond dat open kantoren vaak niet bijdragen aan de productiviteit en dat veel werknemers er een hekel aan hebben. Schouder aan schouder zitten met collega’s aan een gemeenschappelijke tafel kan stressvol en afleidend zijn, maar er zijn manieren om van een open kantoor een functionele, samenwerkingsruimte te maken die werknemers niet gek maakt. Daarom hebben we hier tips voor open kantooretiquette.
Stel duidelijke verwachtingen voor het open kantoor
Als manager is het belangrijk dat je goed begint met je open kantoor door duidelijke regels en verwachtingen voor je medewerkers te implementeren. Als je de verwachtingen niet implementeert zodra je gebruik gaat maken van een open kantoor, zullen de medewerkers gaandeweg regels maken. Het probleem daarbij is dat het kan leiden tot onenigheid als ongeschreven regels niet door iedereen worden begrepen of gevolgd. Je moet het goede voorbeeld geven en consequent feedback zien te krijgen om te zien wat werkt en wat niet. Hierdoor voelen de medewerkers zich gehoord en hebben ze inspraak in de kantoorcultuur.
Respecteer de privacy
In open kantoren werken medewerkers doorgaans dicht bij elkaar. Sterker nog, je kunt waarschijnlijk vanaf je eigen stoel lezen wat een collega op zijn computer typt. Dit kan bij werknemers een gevoel van onveiligheid en ongemak veroorzaken. De afleiding van het gevoel alsof ze in de gaten worden gehouden, kan leiden tot een daling van de productiviteit. Om dit te voorkomen, moet je proberen de meubels zo te plaatsen dat ze zoveel mogelijk privacy bieden aan werknemers. Privacy betekent ook het respecteren van het recht van je collega’s om ononderbroken te werken. Dit kan moeilijk zijn om te communiceren zonder het voordeel van een gesloten kantoordeur, dus het kan zijn dat je creatief moet zijn met hoe je dit communiceert.
Wederzijds respect tussen medewerkers is ook belangrijk
In een dergelijke indeling mag je collega’s niet afleiden. Als je naar muziek wilt luisteren, luister dan met een koptelefoon. Als je een bureau ventilator wilt gebruiken, zorg er dan voor dat deze niet op je collega’s is gericht. Als je een telefoon oproep moet beantwoorden, overweeg dan om even het kantoor uit te gaan, zodat niemand daar last van heeft.
Houd de ruimte schoon
Omdat je geen eigen kantoor hebt, is je ruimte in zekere zin ook die van iedereen. Zelfs als je je eigen bureau hebt, deel je het gebied nog steeds met anderen, wat betekent dat je rommel hen kan beïnvloeden. Stof en veeg je bureau daarom elke week af, laat geen oude etenswaren of koude kopjes koffie lang staan en doe je best om je werkplek georganiseerd te houden.
Wees je bewust van lawaai
In een open kantoor kan lawaai ver komen. Zelfs als praten of muziek je niet afleiden, kan het de mensen om je heen afleiden en de productiviteit belemmeren. Het geluid in de ruimte moet minimaal zijn. Dit betekent niet naar voicemail luisteren via de luidspreker, niet zingen/neuriën/fluiten, niet drummen met je vingers op de rand van je bureau, etc. Je hoeft niet de hele dag te zwijgen, maar let op je volume, vooral als je merkt dat anderen er gefrustreerd van raken.
Overdrijf niet met geuren in de ruimte
Sommige mensen zijn gevoelig voor geuren en voelen zich niet lekker bij de minste geur. Zelfs zoete aroma’s kunnen misselijkheid, hoofdpijn, een jeukende neus, moeite met ademhalen en andere onaangename symptomen veroorzaken. Dus als je lunch een sterke geur heeft, eet hem dan in de kantine of in ieder geval niet in de buurt van je bureau.
Wees attent
Je moet aandacht besteden aan de signalen van collega’s. Als iemand gestoord, angstig, geïrriteerd of op enigerlei wijze door jou of je acties wordt beïnvloed, probeer dan je best te doen om hen tegemoet te komen. Je moet ook gewetensvol zijn en je bewust zijn van wat je collega’s doen, bijvoorbeeld als ze een belangrijk gesprek voeren of zich concentreren op een ingewikkeld project.
Herken de grenzen om ervoor te zorgen dat aan ieders behoeften wordt voldaan. Open kantoren zijn afhankelijk van sterke communicatie en de bereidheid van iedereen om ze te laten werken. Verplaats jezelf daarom altijd in de schoenen van anderen en overweeg hoe je zelf behandeld zou willen worden!
